Ảnh minh hoạ
1. Đặt vấn đề
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và chuyển đổi số, các giao dịch thương mại điện tử đang ngày càng gia tăng, mang tính toàn cầu. Tuy nhiên, quá trình này cũng không thể tránh khỏi phát sinh nhiều tranh chấp. Trong bối cảnh đó, nhiều nước trên thế giới đã xây dựng các quy định đặc thù, khác với các phương thức giải quyết tranh chấp truyền thống, nhằm áp dụng phù hợp với các giao dịch trực tuyến, được gọi với tên chung là “giải quyết tranh chấp online” (ODR - Online Dispute Resolution).
Theo Mutrap (2016), phương thức giải quyết theo ODR có thể bao gồm: đấu thầu ẩn danh, các bên tự thương lượng, đánh giá trung lập, giám định sớm, hòa giải (có hoặc không có tính ràng buộc), ý kiến tư vấn từ các chuyên gia, tổ chức thuộc hệ thống hòa giải ODR, trọng tài trực tuyến. Các cách thức này đều được tiến hành thông qua sự hỗ trợ của công nghệ thông tin. Trong phạm vi bài viết này, tác giả tập trung đề cập tới phương thức trọng tài trực tuyến (online arbitration). Các trung tâm trọng tài cũng có thể tham gia vào quá trình giải quyết tranh chấp với tư cách là các đơn vị hòa giải trung gian ODR. Vai trò của các trung tâm trọng tài trong trường hợp này với nhiều quy định khá đặc thù so với trọng tài truyền thống thông thường, với những chuyển đổi linh hoạt trong môi trường không gian mạng. Pháp luật của nhiều nước trên thế giới cũng đã công nhận trọng tài trực tuyến là một trong những cách thức giải quyết tranh chấp hợp pháp. Có thể kể tới: Luật Trọng tài Singapore (Singapore Arbitration Act, 2001, sửa đổi) cho phép tiến hành tố tụng trực tuyến. Quy tắc số 524/2013, có hiệu lực vào tháng 2 năm 2016, được ban hành bởi Nghị viện Châu Âu và Hội đồng Châu Âu được ban hành dựa trên tầm nhìn về việc xây dựng một nền tảng giải quyết tranh chấp trực tuyến ODR (bao gồm cả trọng tài trực tuyến). Hay ở Mỹ, các tổ chức như: AAA-ICDR (American Arbitration Association – International Centre for Dispute Resolution) cho phép: nộp đơn kiện online, trao đổi chứng cứ qua nền tảng bảo mật, và tổ chức phiên họp trực tuyến bắt buộc nếu hội đồng trọng tài xét thấy phù hợp; một số bang còn công nhận phán quyết trọng tài điện tử có giá trị thi hành như phán quyết bằng văn bản truyền thống.
Ở Việt Nam hiện nay, mặc dù đã có một số trung tâm trọng tài triển khai cách thức giải quyết tranh chấp ODR, ví dụ như: Trung tâm Trọng tài Quốc tế Hà Nội (HIAC) hay Trung tâm trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC). Tuy nhiên, nhiều người vẫn e ngại khi sử dụng, lý do chính là vì hệ thống pháp luật tại Việt Nam về trọng tài trực tuyến chưa hoàn thiện. Ví dụ: chưa có quy định hướng dẫn về tố tụng trực tuyến (cách thức nộp chứng cứ điện tử, các bước tổ chức phiên họp giải quyết tranh chấp); hoặc chưa công nhận tính hợp pháp các phán quyết điện tử của trọng tài trực tuyến, vì theo yêu cầu của pháp luật hiện nay, phán quyết của trọng tài phải được lập bằng văn bản và có chữ ký của trọng tài viên thì mới có hiệu lực thi hành…. Trong Chiến lược quốc gia phát triển kinh tế số và xã hội số đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 theo Quyết định 411/QĐ-TTg đã đặt mục tiêu đến năm 2025, trên 80% doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng hợp đồng điện tử. Do vậy, trong thời gian tới, cùng với xu hướng phát triển của nền kinh tế số, các quy định về giải quyết tranh chấp bằng trọng tài trực tuyến có thể sẽ được xem xét ban hành nhằm giải quyết những bất cập hiện nay.
Singapore là một trung tâm kinh tế - tài chính lớn trong khu vực và trên thế giới. Hằng năm, rất nhiều các vụ tranh chấp trong kinh doanh, thương mại đã được các trung tâm trọng tài quốc tế của Singapore thụ lý giải quyết. Do đó, tác giả đã lựa chọn tìm hiểu Quy tắc của Trung tâm Trọng tài Quốc tế Singapore (SIAC) về tố tụng trực tuyến để từ đó rút ra một số lưu ý hữu ích nhằm giúp các cơ quan chức năng, các trung tâm trọng tài Việt Nam tham khảo để hoàn thiện các quy định về vấn đề này trong thời gian tới.
2. Khái niệm trọng tài trực tuyến
Hiểu một cách khái quát, trọng tài trực tuyến là hình thức giải quyết tranh chấp bằng trọng tài, trong đó các giai đoạn tố tụng (từ nộp đơn, trao đổi chứng cứ, đến phiên họp xét xử và tuyên phán quyết) mà không yêu cầu các bên gặp mặt trực tiếp. Các bước tố tụng có thể được tiến hành thông qua phương tiện công nghệ điện tử, như: email, nền tảng quản lý hồ sơ trực tuyến, hoặc họp qua video.
Đối với việc lựa chọn giải quyết tranh chấp bằng trọng tài trực tuyến thì cũng giống trọng tài truyền thống, các bên cần phải có thỏa thuận trọng tài. Có nghĩa là, các bên đồng ý sử dụng trọng tài trực tuyến trong điều khoản hợp đồng hoặc thỏa thuận sau khi tranh chấp phát sinh. Quy trình trọng tài trực tuyến, thường bao gồm:
Tiền tố tụng: Các bên sẽ nộp đơn yêu cầu và nộp các chứng cứ, tài liệu theo định dạng điện tử và được gửi qua nền tảng trực tuyến bảo mật.
Phiên điều trần trực tuyến: Các bên và trọng tài viên sẽ tham gia phiên họp trực tuyến thông qua các nền tảng công nghệ hỗ trợ.
Phán quyết điện tử: Phán quyết được gửi qua email hoặc nền tảng số, có giá trị pháp lý tương đương phán quyết truyền thống.
Trọng tài trực tuyến mang lại nhiều lợi ích hơn so với phương thức giải quyết trọng tài thông thường. (1): Tiết kiệm chi phí, liên quan đến đi lại, thuê địa điểm, hoặc chi phí khác liên quan đến họp trực tiếp. (2): Tiết kiệm thời gian di chuyển tới nơi diễn ra phiên họp. (3): Tính linh hoạt và tiện lợi, các bên có thể tham gia từ bất kỳ đâu, chỉ cần có thiết bị kết nối internet. Tiện lợi cho các đương sự ở cách xa nhau về địa lý. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào trọng tài trực tuyến cũng là giải pháp khả thi thay thế cho trọng tài truyền thống. Các bên cần xem xét về nhu cầu cụ thể của từng loại tranh chấp, vị trí của các bên, luật sư, nhân chứng và chuyên gia, sự chênh lệch múi giờ, luật áp dụng, cũng như chi phí và thời gian; hoăc pháp luật của nước tiếp nhận về việc thi hành phán quyết của trọng tài trực tuyến…
Vịnh Marina, Singapore
3. Hướng dẫn về tố tụng trực tuyến của Trung tâm Trọng tài quốc tế Singapore
Nhằm tạo thuận lợi cho các bên tham gia, Trung tâm Trọng tài Quốc tế Singapore (SIAC) đã ban hành Hướng dẫn tố tụng trực tuyến (SIAC Guidelines on Virtual Hearings, 2020). Có thể tóm tắt một số điểm chính như sau:
3.1. Thiết bị và công nghệ sử dụng cho trọng tài trực tuyến
Đối với trọng tài trực tuyến thì bắt buộc phải có thiết bị và công nghệ kết nối mạng internet nhanh, ổn định và an toàn. Cần phải có số lượng máy cần thiết cho mỗi người tham gia phiên họp. Đặc biệt, những người tham gia chính (như: luật sư chính, nhân chứng, Hội đồng xét xử) thì máy tính truy cập phải có kích thước hợp lý (nghĩa là sẽ không khuyến khích những thiết bị truy cập có kích thước nhỏ như điện thoại), với hình ảnh truyền và âm thanh rõ ràng,.
Về Nền tảng trực tuyến, có thể sử dụng các nền tảng công nghệ do các tổ chức quản lý hoặc do chính trung tâm hoặc tổ chức trọng tài cung cấp. Tuy nhiên, cần đảm bảo Nền tảng này kết nối internet tốt và ổn định, cho phép các bên có thể tải lên hoặc tải xuống tài liệu khác nhau (bao gồm PDF, PPT, Doc, DocX hoặc video…) một cách nhanh chóng. Nền tảng cũng cần có chức năng ghi âm, ghi hình để sử dụng khi có yêu cầu.
Tốt nhất, các bên tham gia nên thảo luận trước về Nền tảng công nghệ hỗ trợ mà họ thấy thoải mái và quen thuộc khi sử dụng, hoặc nên có một buổi hướng dẫn và làm quen trước với nền tảng số trước khi diễn ra phiên họp chính thức. Phiên họp cũng cần chỉ định người hỗ trợ kỹ thuật cho các bên, hoặc có phương án dự phòng trong trường hợp mất kết nối. Ngoài ra, một số phần mềm trực tuyến có giới hạn thời gian sử dụng và yêu cầu trả phí, hoặc giới hạn số người tham gia phiên họp trực tuyến. Do đó, các bên cũng cần lưu ý về vấn đề này để đảm bảo quá trình tố tụng được diễn ra liền mạch.
3.2. Thời gian và địa điểm tổ chức phiên họp trực tuyến
Việc xác định thời gian của phiên họp trực tuyến rất quan trọng, nhất là khi các bên ở những nơi có múi giờ khác nhau. Do đó, cần có lịch trình cụ thể của Phiên điều trần của mỗi ngày, với thời gian bắt đầu và kết thúc phù hợp với múi giờ tương ứng của người tham gia. Nên dành thời gian vào ngày đầu tiên của Phiên điều trần từ xa để dự phòng cho các sự chậm trễ tiềm ẩn hoặc các vấn đề kỹ thuật. Bên cạnh đó, thông thường người tham gia online duy trì sự tập trung trong thời gian ngắn hơn, và dễ mệt mỏi hơn, do đó thời gian của mỗi phiên họp nên ngắn hơn phiên họp trực tiếp và thời gian nghỉ giải lao giữa phiên họp thì dài hơn.
Về địa điểm tổ chức phiên họp, được hiểu là trên không gian mạng, tuy nhiên cần cân nhắc ghi lại bất kỳ thông số kỹ thuật nào cho nền tảng đã chọn, bao gồm yêu cầu cả về phần cứng và phần mềm
3.3. Yêu cầu bảo mật và nộp chứng cứ trực tuyến
Một trong những đặc điểm của phương thức giải quyết tranh chấp bằng trọng tài là tính bảo mật thông tin cho các bên tham gia. Do đó, việc sử dụng Nền tảng, cũng như việc lưu trữ và trao đổi tài liệu, thông tin và dữ liệu trọng tài thông qua bên thứ ba (ví dụ: nhà cung cấp dịch vụ quản lý tài liệu) có thể tạo ra rủi ro an ninh mạng, như: bên thứ ba có thể truy cập trái phép thông tin bảo mật thông qua tấn công mạng hoặc ghi âm bí mật; hay lưu giữ, công bố hoặc sử dụng trái phép thông tin bảo mật. Vậy nên, các bên và Hội đồng Trọng tài nên nỗ lực hết sức để đảm bảo an ninh trong việc chia sẻ hoặc trao đổi tài liệu, thông tin và dữ liệu trọng tài, và thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo tuân thủ các luật và quy định bảo vệ dữ liệu hiện hành của quốc gia mình. Cân nhắc tính hữu ích của việc triển khai giao thức bảo vệ dữ liệu/lưu giữ dữ liệu, đặc biệt trong các trường hợp liên quan đến thông tin độc quyền hoặc bí mật thương mại.
Để tiến hành Phiên điều trần từ xa hiệu quả, các bên nên thảo luận trước với Hội đồng Trọng tài về việc tài liệu có định dạng hoặc kiểu dáng nào được ưu tiên hay không. Cũng có thể cân nhắc, tài liệu sử dụng trong phiên tòa ở cả dạng điện tử và bản cứng. Đồng thời cần định dạng tham chiếu thống nhất cho cả tài liệu giấy và tài liệu điện tử (ví dụ: Tập X, Số trang Y + Số tập E), được lập chỉ mục và có thể tìm kiếm thuận lợi. Cũng cần thiết lập quy trình đưa bằng chứng mới trong Phiên điều trần từ xa, bao gồm: cách thức nộp đơn và cung cấp tài liệu mới. Trong trường hợp yêu cầu cung cấp tài liệu trong phiên họp online, người chủ trì phiên họp nên là người điều khiển chức năng này trong việc “chia sẻ màn hình” và quyền kiểm soát riêng đối với các tài liệu được hiển thị để mang tính khách quan.
Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) và Trung tâm Hoà giải Việt Nam (VMC) tại buổi tiếp đón và làm việc với đại diện đoàn công tác Law Society of Singapore – LSS cùng hơn 40 luật sư đến từ Singapore
3.4. Phiên họp trực tuyến
- Người chủ trì phiên họp:
Người chủ trì Phiên điều trần từ xa sẽ là cá nhân kiểm soát việc ra, vào phiên họp, tùy thuộc vào Nền tảng được chọn, “Người chủ trì” có thể có thêm quyền truy cập hoặc quyền hành chính, chẳng hạn như kiểm soát các chức năng ghi âm (cũng như bất kỳ chức năng trò chuyện nào trong Nền tảng) và quyền truy cập vào các phòng họp ảo. Do đó, điều quan trọng là "bên chủ trì" phải là một bên trung lập, chẳng hạn như: Trọng tài viên, thư ký hành chính, cơ quan quản lý hoặc trung tâm điều trần. Khuyến nghị nên có một "bên chủ trì" dự phòng để đảm bảo tính liên tục của Phiên điều trần từ xa trong trường hợp bên "chủ trì" ban đầu không thể thực hiện vai trò (ví dụ: do sự cố kết nối).
- Người tham gia phiên họp
Cần thống nhất danh sách người tham gia đã được phê duyệt trước, cũng như lịch trình cho phép người tham gia được vào Phiên điều trần từ xa. Điều này sẽ đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới được phép vào Phiên điều trần từ xa và vào đúng thời điểm. Cần quy định rõ ràng mức độ quyền truy cập của mỗi người tham gia, ví dụ: nhân chứng không được cho phép vào phòng họp riêng của Tòa án. Đặt ra quy trình cấp quyền truy cập cho người tham gia (ví dụ: nhấp vào liên kết > được chỉ định vào phòng chờ > tự nhận dạng khi được vào Phòng điều trần chính > được chỉ định vào phòng họp nhỏ). Trong quá trình xét xử, người được lấy lời khai cũng yêu cầu phải ở trước khung hình máy quay mà không bị cản trở bởi các vật dụng cá nhân, trừ tài liệu có liên quan.
Cân nhắc việc chỉ đạo rõ ràng những người tham gia không được chuyển tiếp hoặc chia sẻ liên kết hoặc mật khẩu hoặc mật khẩu Phiên điều trần từ xa; những người không tham gia sẽ không được phép tham gia Phiên điều trần từ xa.
- Phòng họp riêng cho từng nhóm đối tượng
Trong Phiên điều trần trực tuyến cũng cần đảm bảo có được không gian thảo luận riêng tư giữa các thành viên Hội đồng Trọng tài, giữa các luật sư trong cùng một nhóm, hoặc giữa luật sư và khách hàng của họ. Các phòng họp riêng nên được vận hành dễ dàng để ngăn chặn mọi hành vi vô ý vi phạm quy trình đã thỏa thuận, ví dụ: truy cập của những người không được ủy quyền.
- Ghi âm, ghi hình phiên họp:
Các bên và Hội đồng trọng tại có thể cân nhắc việc ghi âm hoặc ghi hình lại phiên họp giải quyết tranh chấp bên cạnh những biên bản được ghi chép bằng văn bản. Bởi vì còn liên quan đến vấn đề bảo mật dữ liệu được lưu trữ này. Cần có quy định rõ ràng rằng phải được sự chấp thuận của Hội đồng Trọng tài trước khi phát hành bất kỳ bản ghi âm thanh hoặc video nào. Nghiêm cấm bất kỳ người tham gia nào ghi âm Phiên điều trần từ xa hoặc bất kỳ phần nào của Phiên điều trần đó mà không có sự cho phép của Hội đồng Trọng tài.
Trên đây là những quy định đặc thù về hình thức của một Phiên họp trọng tài trực tuyến tại Singpore, còn đối với những quy trình xét xử mang tính nội dung về tranh chấp sẽ giống như những phiên họp trực tiếp khác. Sau phiên họp trực tuyến, Hội đồng trọng tài sẽ ra phán quyết và các bên tham gia giải quyết tranh chấp sẽ phải cam kết thực hiện Phán quyết ngay tức thời, không được trì hoãn.
4. Một số khuyến nghị cho Việt Nam
Trọng tài trực tuyến đã được nhiều nước trên thế giới áp dụng, nhất là sau mùa dịch Covid-19 đã chứng minh được những ưu điểm nổi bật trong giải quyết tranh chấp kinh doanh, thương mại. Trong Quy tắc trọng tài của Trung tâm Trọng tài Quốc tế Singapore, các quy định khá chi tiết đã được thiết lập từ khâu nộp đơn, nộp chứng cứ, lựa chọn nền tảng trực tuyến, đến việc tiến hành phiên họp online, vừa đảm bảo tính bảo mật, vừa tạo thuận lợi cho các bên tham gia. Đây là những kinh nghiệm có thể trở thành tài liệu tham khảo có giá trị cho các trung tâm trọng tài tại Việt Nam và các cơ quan chức năng trong quá trình xây dựng, hoàn thiện pháp luật.
Đặc biệt, Nghị quyết số 66-NQ/TW ngày 30/4/2025 của Bộ Chính trị đã nhấn mạnh yêu cầu “đổi mới công tác xây dựng, thi hành pháp luật đáp ứng yêu cầu phát triển đất nước trong kỷ nguyên mới”, trong đó khuyến khích học hỏi có chọn lọc kinh nghiệm quốc tế, tăng cường ứng dụng chuyển đổi số, trí tuệ nhân tạo và dữ liệu lớn. Đây chính là nền tảng quan trọng để Việt Nam có thể nghiên cứu, công nhận và từng bước triển khai hiệu quả trọng tài trực tuyến như một phương thức giải quyết tranh chấp hợp pháp, phù hợp với xu thế toàn cầu.
Có thể nói, trong bối cảnh nền kinh tế số đang phát triển mạnh mẽ, việc xây dựng khung pháp lý đầy đủ, rõ ràng cho trọng tài trực tuyến không chỉ đáp ứng nhu cầu thực tiễn của cộng đồng doanh nghiệp, mà còn góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia, khẳng định cam kết hội nhập và phát triển bền vững của Việt Nam.
Trên cơ sở đó, một số khuyến nghị đối với Việt Nam trong triển khai trọng tài trực tuyến có thể được đề xuất như sau: Trước hết, cần hoàn thiện khung pháp lý bằng việc sửa đổi, bổ sung Luật Trọng tài thương mại 2010 để công nhận giá trị pháp lý của phán quyết trọng tài trực tuyến (bao gồm phán quyết điện tử có chữ ký số của trọng tài viên), đồng thời quy định rõ tiêu chuẩn nộp, thẩm định và sử dụng chứng cứ điện tử, kèm theo các văn bản hướng dẫn chi tiết quy trình tố tụng trực tuyến nhằm tránh vướng mắc khi thi hành. Song song, đầu tư hạ tầng công nghệ và an ninh mạng là yêu cầu thiết yếu—xây dựng một nền tảng trọng tài trực tuyến thống nhất (do VIAC hoặc cơ quan có thẩm quyền bảo trợ) đáp ứng chuẩn quốc tế về bảo mật, lưu trữ dữ liệu và tính sẵn sàng cao, có cơ chế giám sát an toàn thông tin để phòng ngừa tấn công mạng và rò rỉ bí mật kinh doanh. Bên cạnh đó, cần đào tạo và nâng cao năng lực cho trọng tài viên, luật sư thông qua các khóa tập huấn về điều hành phiên điều trần trực tuyến, xử lý sự cố kỹ thuật, và hình thành đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên trách tại các trung tâm trọng tài. Việt Nam cũng nên tăng cường hợp tác quốc tế với các thiết chế trọng tài uy tín như SIAC, HKIAC, ICC để học hỏi kinh nghiệm, chuẩn hóa quy trình và tham gia các cơ chế quốc tế về công nhận, thi hành phán quyết trọng tài trực tuyến. Cuối cùng, cần đẩy mạnh truyền thông để nâng cao nhận thức của cộng đồng doanh nghiệp về lợi ích của trọng tài trực tuyến (tiết kiệm chi phí, thời gian, phù hợp thương mại điện tử), đồng thời thiết kế cơ chế hỗ trợ phí và kỹ thuật cho doanh nghiệp nhỏ và vừa nhằm khuyến khích lựa chọn phương thức này.
-----------------------------
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Quyết định 411/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 31/3/2022, phê duyệt Chiến lược quốc gia phát triển kinh tế số và xã hội số đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.
2. Nghị quyết số 66-NQ/TW ngày 30/4/2025 của Bộ Chính trị về đổi mới công tác xây dựng, thi hành pháp luật đáp ứng yêu cầu phát triển đất nước trong kỷ nguyên mới.
3. SIAC, Taking your Arbitration Remote, 08/2020.
4. Dự án Hỗ trợ chính sách thương mại đa biên Mutrap (2016). Báo cáo đánh giá vai trò của hệ thống giải quyết tranh chấp trực tuyến với thương mại điện tử của Việt Nam trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế.
https://thuvien.hlu.edu.vn/KIPOSDATA0/KIPOSSysWebFiles/files/SanPham/TaiLieuDuAnMuTrap/BaoCaoNghienCuu/DanhGiaVaiTroCuaHeThongGiaiQuyetTranhchap.pdf, ngày 28/08/2025.
5. Đăng Công & Minh Huyền, Từ xu hướng giải quyết tranh chấp trực tuyến trong thương mại quốc tế: Cần sớm hoàn thiện khung pháp lý về Trọng tài điện tử. https://phaply.net.vn/tu-xu-huong-giai-quyet-tranh-chap-truc-tuyen-trong-thuong-mai-quoc-te-can-som-hoan-thien-khung-phap-ly-ve-trong-tai-dien-tu-a258378.html, ngày 31/08/2025.
6. Trung tâm trọng tài thương mại quốc tế, BigBoss, Trọng Tài Thương Mại Trực Tuyến: Giải Pháp Mới Cho Doanh Nghiệp Việt Nam, https://bbiac.com/trong-tai-thuong-mai-truc-tuyen-giai-phap-moi-cho-doanh-nghiep-viet-nam/, ngày 31/08/2025.
