Gộp sổ khi người lao động sở hữu 2 sổ BHXH song trùng thời gian tham gia BHXH

25/10/2022 08:37

Mỗi người lao động khi tham gia BHXH bắt buộc chỉ được cấp 1 sổ BHXH duy nhất. Đồng thời mỗi người cũng chỉ được cấp 1 mã số BHXH là số định danh cá nhân duy nhất do cơ quan BHXH cấp và được ghi trên sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế

Người lao động hỏi: Hiện nay tôi đã nghỉ việc không tham gia BHXH tại Cty xuất nhập khẩu sách báo Xunhasaba. Tuy nhiên tôi  đang sở hữu 2 sổ BHXH có thời gian đóng BHXH song trùng nhau tại 2 cơ quan khác nhau. Vậy rất mong được các luật gia tư vấn pháp lý về trường hợp của tôi được giải quyết như thế nào?   

Phạm Thị Thu Hà

Cty Quản lý nhà Quận Hoàn Kiếm

Lao động tham gia BHXH bắt buộc có 2 sổ BHXH thực hiện khai báo gộp sổ BHXH theo quy định. (Ảnh: minh họa)

Luật gia trả lời: Về trường hợp của Bà Phạm Thi Thu Hà luật sư Trần Đại Ngọc - Cty TNHH Luật Trần Nguyễn (Hà Nội) tư vấn cụ thể như sau:

Căn cứ khoản 2 Điều 18 Luật BHXH năm 2014, người lao động tham gia BHXH bắt buộc sẽ được cấp và quản lý sổ BHXH. Mẫu sổ BHXH hiện nay đang được áp dụng theo quy định tại Quyết định 1035/QĐ-BHXH.

Một trong các lưu ý quan trọng được in trên trang 4 của sổ BHXH mà người lao động đang giữ, đó là: Người tham gia được cấp và bảo quản một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý sổ BHXH khi người tham gia hưởng chế độ hưu trí, tử tuất.

Theo đó, mỗi người lao động khi tham gia BHXH bắt buộc chỉ được cấp 1 sổ BHXH duy nhất. Đồng thời mỗi người cũng chỉ được cấp 1 mã số BHXH là số định danh cá nhân duy nhất do cơ quan BHXH cấp và được ghi trên sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế (theo điểm 2.13 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH).

Thực tế, nhiều lao động làm việc tại nhiều nơi và sử dụng đồng thời cả chứng minh nhân dân, căn cước công dân khi làm thủ tục tham gia BHXH nên sẽ xảy ra trường hợp một người lao động có thể sở hữu hai hay nhiều sổ BHXH.

Khi có nhiều sổ BHXH, thời gian đóng trùng nhau hoặc không trùng nhau thì người lao động phải ngay lập tức báo lại với doanh nghiệp và BHXH địa phương để xử lý. Tránh để mất quyền lợi của bản thân.

1. Trường hợp có 2 sổ BHXH trở lên và thời gian đóng trùng nhau

Căn cứ tại Điểm 2.5 Khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 quy định:

Hoàn trả: là việc cơ quan BHXH chuyển trả lại số tiền được xác định không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN hoặc đóng thừa khi ngừng giao dịch với cơ quan BHXH; đóng trùng cho cơ quan, đơn vị, cá nhân đã nộp cho cơ quan BHXH.

Đồng thời, Tiết e Điểm 3.1 Khoản 3 Điều 43 Quyết định 595 được sửa đổi bởi Khoản 67 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 quy định:

Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Khoản 2 Điều 46.

2. Trường hợp có 2 sổ BHXH trở lên và thời gian đóng không trùng nhau

Khoản 72 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 có quy định:

2. Gộp sổ BHXH và hoàn trả

Trường hợp một người có từ 2 sổ BHXH trở lên đề nghị gộp sổ BHXH, cán bộ Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ thực hiện kiểm tra, đối chiếu nội dung đã ghi trên các sổ BHXH và cơ sở dữ liệu; lập Danh sách đề nghị gộp sổ BHXH (Mẫu C18-TS) chuyển cán bộ Phòng/Tổ quản lý thu thực hiện:

+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau: Thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.

+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH trùng nhau: lập Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) để hoàn trả cho người lao động theo quy định tại Điểm 2.3 Khoản 2 Điều 43.

3. Người lao động có thể tự đi gộp sổ BHXH tại BHXH nơi tham gia

Căn cứ tại khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH có nêu rõ:

“4. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.”

Như vậy, về nguyên tắc và theo quy định của Chính phủ thì mỗi người lao động chỉ có duy nhất 01 sổ BHXH. NLĐ có từ 2 sổ BHXH trở lên cần phải làm thủ tục gộp sổ thành 1 số BHXH duy nhất để cơ quan BHXH quản lý thuận tiện ghi nhận quá trình đóng, hưởng BHXH. Sổ này cũng là căn cứ duy nhất để xét duyệt chế độ BHXH cho người lao động.

Đồng thời, quy định không yêu cầu phải việc gộp sổ BHXH phải thực hiện qua đơn vị cũ. Do vậy, nếu bạn đang có 2 sổ BHXH và đã nghỉ việc thì người lao động có thể tự đi gộp sổ BHXH mà không cần phải thông qua công ty cũ.

4. Thủ tục gộp sổ BHXH

Trước khi làm thủ tục gộp hồ sơ BHXH, người lao động tham gia BHXH cần kiểm tra thông tin cá nhân của mình (họ tên, ngày, tháng, năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch) trên các sổ BHXH, nếu xảy ra 2 trường hợp như sau:

- Trường hợp 1: Thông tin cá nhân người tham gia khác nhau => Làm hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân để thông tin trên 2 sổ BHXH trùng khớp.

- Trường hợp 1: Thông tin cá nhân người lao động trùng khớp => Thực hiện kiểm tra tiếp quá trình đóng BHXH có đúng với thực tế không?

Hồ sơ làm thủ tục gộp sổ BHXH.

Căn cứ theo Điều 27 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định hồ sơ làm thủ tục gộp sổ BHXH bao gồm:

- Mẫu Tờ khai TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (đối với người lao động);

- Mẫu D01-TS: Bảng kê thông tin (đối với doanh nghiệp).

- Sổ BHXH (tất cả các sổ mà người lao động có);

- Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (đối với người lao động);

Về địa điểm làm thủ tục và nộp hồ sơ gộp sổ BHXH, NLĐ cần đến Cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi NLĐ tham gia BHXH.

* Quy trình làm thủ tục gộp sổ BHXH

- Bước 1: Người lao động nộp hồ sơ

Khi NLĐ đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trong hồ sơ nêu trên thì cần nộp đơn vị sử dụng lao động nơi mình đang làm việc hoặc có thể tự nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH.

- Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Trong vòng không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định thì trường hợp cơ quan cần xác minh quá trình đóng BHXH ở các tỉnh khác nhau hoặc ở nhiều đơn vị nơi NLĐ có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày (có văn bản thông báo cho NLĐ biết) thì NLĐ được cấp sổ BHXH mới.

Với trường hợp của Bà Phạm Thị Thu Hà, trước đây do làm cùng lúc cho nhiều công ty sẽ không tránh khỏi việc đóng trùng bảo hiểm giữa các công ty đang làm. Việc đóng trùng này sẽ được cơ quan BHXH hoàn tiền theo điểm 3.1, khoản 3, Điều 43, Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, sửa đổi bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020. Được quy định cụ thể: "e) Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi".

Theo quy định trên, nếu trong cùng một khoảng thời gian mà đóng trùng BHXH ở hai công ty, người lao động và doanh nghiệp sẽ được hoàn trả số tiền đã đóng trùng.

TVPL
Bạn đang đọc bài viết "Gộp sổ khi người lao động sở hữu 2 sổ BHXH song trùng thời gian tham gia BHXH" tại chuyên mục Sự kiện - Chính sách. Mọi chi tiết xin liên hệ số hotline (0915.999.467) hoặc gửi email về địa chỉ (toasoan@phaply.vn).

Bạn đọc đặt tạp chí Pháp lý dài hạn vui lòng để lại thông tin