Tóm tắt: Bài viết phân tích nghịch lý này từ góc độ phân mảnh thông tin và phân bổ nghĩa vụ xác minh. Trên cơ sở phân tích quy phạm của Luật Công chứng 2024, Luật Đất đai 2024, các văn bản liên quan và một số bản án, quyết định công khai về giao dịch quyền sử dụng đất có văn bản công chứng bị tranh chấp, nghiên cứu xác định năm nhóm rủi ro xác minh: chủ thể và năng lực; quyền sở hữu/quyền sử dụng; đại diện; tình trạng pháp lý của tài sản; và thông tin do cơ quan công quyền khác nắm giữ. Từ đó, bài viết đề xuất Ma trận xác minh và phân bổ rủi ro công chứng (NVRAM), gồm tiêu chuẩn xác minh ba tầng và nguyên tắc phân bổ trách nhiệm theo khả năng kiểm soát thông tin, thẩm quyền pháp lý và khả năng phòng ngừa. Khung này góp phần làm rõ ranh giới giữa sai sót nghề nghiệp của công chứng viên và rủi ro thể chế, đồng thời gợi mở hướng hoàn thiện cơ sở dữ liệu, quy trình xác minh và trách nhiệm liên cơ quan.

Từ khóa: công chứng; quyền sử dụng đất; tư pháp phòng ngừa; nghĩa vụ xác minh; phân mảnh thông tin; quản trị rủi ro.

Information Verification Risk and the Allocation of Legal Responsibility in the Notarization of Land-Use Right Transfer Contracts in Vietnam

Abstract: Mandatory notarization of many land-use right transactions is designed as a preventive-justice mechanism that screens the authenticity and legality of transactions before registration. Yet a notarized contract may still become disputed or invalid, showing that formal notarization does not necessarily guarantee substantive legal certainty. This article examines that paradox through the lenses of information fragmentation and verification-risk allocation. Using doctrinal analysis of Vietnam's 2024 Law on Notarization, the 2024 Land Law and related instruments, together with a structured review of publicly available judicial decisions concerning disputed notarized land-use transactions, the study identifies five recurrent verification-risk categories: party identity and capacity, ownership or land-use entitlement, authority to represent, legal status of the property, and information controlled by other public bodies. It proposes a Notarial Verification and Risk Allocation Matrix (NVRAM), combining a three-tier verification standard with a responsibility rule based on informational control, legal authority and preventability. The framework distinguishes professional error from institutional information risk and supports reforms in database interoperability, verification protocols and inter-agency accountability.

Keywords: notarization; land-use rights; preventive justice; verification duty; information fragmentation; risk governance.

Ảnh minh hoạ

       1. Đặt vấn đề

Trong hệ thống pháp luật dân sự, công chứng không chỉ thực hiện chức năng xác nhận chữ ký hay hình thức của giao dịch. Ở những giao dịch mà pháp luật yêu cầu phải công chứng, hoạt động này còn được kỳ vọng tạo ra một lớp kiểm soát pháp lý trước khi giao dịch phát sinh đầy đủ hệ quả đối với các bên và người thứ ba. Đối với chuyển nhượng quyền sử dụng đất, vai trò đó đặc biệt quan trọng bởi đối tượng giao dịch có giá trị lớn, gắn với đăng ký nhà nước và thường liên quan đồng thời đến tình trạng hôn nhân, thừa kế, đại diện, biện pháp ngăn chặn hoặc thi hành án. Quan niệm công chứng như một cơ chế “tư pháp phòng ngừa” vì vậy nhấn mạnh khả năng ngăn tranh chấp ngay từ thời điểm xác lập giao dịch, thay vì chỉ xử lý hậu quả sau khi tranh chấp phát sinh.[1]

Tuy nhiên, thực tiễn xét xử cho thấy văn bản công chứng không phải là một “lá chắn tuyệt đối”. Tòa án vẫn phải giải quyết các yêu cầu tuyên bố hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất hoặc văn bản công chứng vô hiệu trong những trường hợp mà thông tin về quyền, chủ thể hoặc tình trạng pháp lý của tài sản chỉ được phát hiện sau thời điểm công chứng. Nghịch lý nằm ở chỗ một giao dịch có thể đã đi qua đầy đủ quy trình hình thức nhưng vẫn chứa khiếm khuyết có khả năng làm suy giảm hoặc triệt tiêu hiệu lực pháp lý. Vấn đề vì vậy không thể chỉ được đặt dưới dạng câu hỏi công chứng viên “có cẩn trọng hay không”, mà cần mở rộng sang điều kiện thông tin mà công chứng viên thực sự có thể tiếp cận, kiểm chứng và sử dụng.

Bài viết làm rõ rằng rủi ro xác minh trong giao dịch đất đai là kết quả của tương tác giữa nghĩa vụ nghề nghiệp và kiến trúc thông tin công. Công chứng viên có thể kiểm tra giấy tờ, nhận diện dấu hiệu bất thường, yêu cầu bổ sung tài liệu và từ chối công chứng khi có căn cứ; song nhiều dữ liệu quyết định do cơ quan đăng ký đất đai, hộ tịch, tòa án, thi hành án hoặc cơ quan khác tạo lập và nắm giữ. Khi các nguồn này không được kết nối hoặc không thể khai thác kịp thời, phần rủi ro còn lại không hoàn toàn nằm trong khả năng kiểm soát nghề nghiệp của công chứng viên.

Từ đó, bài viết trả lời ba câu hỏi. Thứ nhất, những dạng thiếu hụt thông tin nào thường làm suy yếu chức năng phòng ngừa của công chứng trong giao dịch chuyển nhượng quyền sử dụng đất? Thứ hai, tiêu chuẩn xác minh nên được thiết kế như thế nào để phân biệt giữa tình huống thông thường, tình huống có dấu hiệu rủi ro cao và tình huống phụ thuộc vào dữ liệu của cơ quan khác? Thứ ba, khi xác minh thất bại, trách nhiệm pháp lý nên được phân bổ theo nguyên tắc nào để vừa duy trì yêu cầu cẩn trọng đối với công chứng viên, vừa không biến công chứng viên thành chủ thể gánh mọi rủi ro do hệ thống thông tin công tạo ra?

Về phương pháp, nghiên cứu kết hợp phân tích quy phạm với phân tích có cấu trúc một số quyết định tư pháp công khai liên quan đến giao dịch quyền sử dụng đất đã được công chứng nhưng sau đó bị tranh chấp. Các vụ việc được sử dụng nhằm nhận diện cơ chế rủi ro và minh họa cho các loại thất bại xác minh, không nhằm suy luận tần suất hoặc đại diện thống kê cho toàn bộ thực tiễn xét xử. Trên cơ sở đó, bài viết phát triển Ma trận xác minh và phân bổ rủi ro công chứng (Notarial Verification and Risk Allocation Matrix - NVRAM) như một công cụ phân tích để liên kết mức độ xác minh với chủ thể có khả năng phòng ngừa và kiểm soát rủi ro.

2. Công chứng như tư pháp phòng ngừa và cơ chế kiểm soát thông tin

2.1. Từ tư pháp phòng ngừa đến vai trò “gác cổng” pháp lý

Trong truyền thống công chứng của các hệ thống dân luật, công chứng viên thực hiện một chức năng công, mặc dù hoạt động trong mô hình nghề nghiệp chuyên môn. Chức năng này hướng tới bảo đảm tính xác thực, hợp pháp của giao dịch, giải thích hậu quả pháp lý và ngăn ngừa các khiếm khuyết có thể phát sinh tranh chấp. Nghiên cứu về chức năng phòng ngừa của công chứng cho thấy giá trị của công chứng nằm không chỉ ở sức mạnh chứng cứ của văn bản mà còn ở việc sàng lọc rủi ro trước khi ý chí của các bên được chuyển hóa thành hệ quả pháp lý.[2]

Từ góc độ quản trị giao dịch, công chứng viên vì thế đóng vai trò một “gatekeeper” - chủ thể gác cổng pháp lý. Công chứng viên không quyết định ai là chủ sở hữu cuối cùng như tòa án, cũng không thay cơ quan đăng ký đất đai xác lập dữ liệu địa chính. Nhưng trước khi giao dịch được chứng nhận, họ phải kiểm tra chủ thể, giấy tờ, ý chí, năng lực, phạm vi đại diện và các điều kiện mà pháp luật đặt ra đối với giao dịch. Nghĩa vụ cẩn trọng trong nghề công chứng đòi hỏi không chỉ nhìn vào hình thức của hồ sơ mà còn nhận diện những mâu thuẫn hoặc dấu hiệu bất thường có thể quan sát hợp lý từ thông tin sẵn có.[3]

Đặt công chứng viên ở vị trí gác cổng không đồng nghĩa với việc xem họ là người bảo đảm tuyệt đối cho mọi sự thật pháp lý liên quan đến tài sản. Khả năng phòng ngừa luôn bị giới hạn bởi hai yếu tố: phạm vi thẩm quyền và phạm vi thông tin có thể tiếp cận. Nếu thông tin về một lệnh kê biên, một tranh chấp thừa kế đang giải quyết hoặc một thay đổi trong tình trạng pháp lý của tài sản không tồn tại trong hệ thống mà công chứng viên được quyền khai thác, thì yêu cầu công chứng viên phải phát hiện thông tin đó có thể vượt quá tiêu chuẩn cẩn trọng hợp lý. Chính giới hạn này là điểm nối giữa trách nhiệm nghề nghiệp và trách nhiệm thể chế.

2.2. Phân mảnh thông tin và nghĩa vụ xác minh

Phân mảnh thông tin xuất hiện khi các dữ kiện pháp lý quyết định đối với cùng một giao dịch được tạo lập, lưu giữ và cập nhật tại nhiều thiết chế khác nhau nhưng không được kết nối đầy đủ hoặc không thể truy cập theo cùng một quy trình. Đối với chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hồ sơ mà các bên xuất trình chỉ là một phần của bức tranh. Tình trạng hôn nhân có thể do cơ quan hộ tịch nắm giữ; thông tin đăng ký và biến động đất đai thuộc hệ thống đất đai; biện pháp kê biên nằm ở cơ quan thi hành án; tranh chấp hoặc biện pháp khẩn cấp tạm thời thuộc tòa án; còn lịch sử công chứng và cảnh báo rủi ro lại nằm trong cơ sở dữ liệu công chứng. Một sai lệch về thời gian hoặc khả năng truy cập giữa các hệ thống có thể làm cho việc xác minh tại một thời điểm trở nên không đầy đủ.

Kinh nghiệm so sánh về số hóa công chứng cho thấy hạ tầng dữ liệu và mức độ hài hòa quy phạm có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng xác thực của công chứng viên. Nghiên cứu về Indonesia chỉ ra rằng sự phân mảnh giữa pháp luật công chứng và pháp luật giao dịch điện tử có thể tạo ra bất định về thẩm quyền và quy trình xác minh; trong khi các nghiên cứu so sánh với Hà Lan và Đức nhấn mạnh vai trò của cơ chế định danh, lưu trữ và kết nối dữ liệu chính thức đối với độ tin cậy của công chứng số.[4]

Do đó, nghĩa vụ xác minh nên được hiểu theo hướng chức năng. Công chứng viên phải làm những gì có thể và cần phải làm trong phạm vi thẩm quyền, công cụ và tín hiệu rủi ro hợp lý. Ngược lại, hệ thống công phải bảo đảm những thông tin mà pháp luật kỳ vọng được dùng để phòng ngừa rủi ro phải được tạo lập chính xác, cập nhật và có cơ chế chia sẻ thích hợp. Nếu chỉ tăng nghĩa vụ cá nhân mà không cải thiện khả năng tiếp cận dữ liệu, pháp luật dễ tạo ra một tiêu chuẩn trách nhiệm mang tính hình thức: yêu cầu công chứng viên xác minh những điều mà họ không có công cụ pháp lý để xác minh.

2.3. Kiến trúc pháp lý hiện hành của Việt Nam

Khung pháp luật hiện hành đã thay đổi đáng kể so với nền tảng mà nhiều tranh chấp cũ được xét xử. Luật Công chứng 2024 (Luật số 46/2024/QH15), có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, thay thế Luật Công chứng 2014. Luật xác định công chứng là dịch vụ công do công chứng viên thực hiện để chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch thuộc trường hợp luật yêu cầu hoặc các bên tự nguyện yêu cầu. Đối với quyền sử dụng đất, khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024 tiếp tục yêu cầu công chứng hoặc chứng thực đối với hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, trừ một số trường hợp luật định liên quan đến chủ thể kinh doanh bất động sản. Luật số 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung Luật Công chứng đã được ban hành ngày 23/4/2026 nhưng đến ngày 1/1/2027 mới có hiệu lực; vì vậy, bài viết đánh giá theo khuôn khổ đang có hiệu lực tại thời điểm nghiên cứu.[5]

Điểm đặc biệt quan trọng đối với lập luận của bài viết là Luật Công chứng 2024 đã dành Chương VI cho cơ sở dữ liệu công chứng. Điều 66 thiết kế cơ sở dữ liệu ở cấp Bộ Tư pháp và địa phương, trong đó dữ liệu địa phương bao gồm thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch, biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro; đồng thời đặt ra yêu cầu kết nối, chia sẻ với cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của bộ, ngành và địa phương. Như vậy, vấn đề pháp lý hiện nay không còn có thể mô tả đơn giản là “thiếu cơ sở dữ liệu công chứng”. Vấn đề tinh tế hơn là mức độ đầy đủ, kịp thời, khả năng liên thông và cơ chế chịu trách nhiệm khi dữ liệu đầu vào của quá trình công chứng không chính xác hoặc không sẵn có.[6]

Kiến trúc này cũng cho thấy công chứng và đăng ký đất đai là hai chức năng bổ trợ nhưng không đồng nhất. Công chứng kiểm soát giao dịch tại thời điểm xác lập; đăng ký biến động cập nhật trạng thái quyền trong hệ thống đất đai. Nếu hai khâu vận hành như những “ốc đảo thông tin”, khoảng trống thời gian giữa xác minh, ký kết và đăng ký có thể trở thành nguồn rủi ro. Bởi vậy, hiệu quả của công chứng bắt buộc phải được đánh giá trong một chuỗi thể chế, thay vì tách riêng hoạt động của công chứng viên khỏi các cơ quan tạo lập và duy trì dữ liệu pháp lý về tài sản.

3. Phương pháp nghiên cứu và phân loại rủi ro xác minh

3.1. Thiết kế nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp pháp lý quy phạm để xác định nội dung nghĩa vụ công chứng, yêu cầu về hình thức giao dịch và cơ chế dữ liệu có liên quan; đồng thời sử dụng phân tích vụ việc định tính để nhận diện cách rủi ro xác minh biểu hiện trong tranh chấp. Cách tiếp cận vụ việc phù hợp với mục tiêu giải thích cơ chế và mối quan hệ nhân quả pháp lý trong từng bối cảnh hơn là đo lường tần suất. Trong nghiên cứu định tính, việc so sánh chéo nhiều vụ việc có thể giúp tách hiện tượng cá biệt khỏi mô thức lặp lại, với điều kiện người nghiên cứu không suy rộng vượt quá phạm vi mẫu.[7]

Do bản thảo gốc không cung cấp danh mục đầy đủ các bản án đã mã hóa, phiên bản này chỉ dựa vào những quyết định công khai có thể xác minh và sử dụng chúng ở chức năng minh họa. Chẳng hạn, Quyết định số 38/2024/DS-GĐT ngày 12/8/2024 của Tòa án nhân dân tối cao liên quan yêu cầu tuyên bố hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất vô hiệu và hủy giấy chứng nhận; Bản án số 250/2024/DS-PT ngày 12/8/2024 của TAND tỉnh Đắk Lắk liên quan tranh chấp hợp đồng chuyển nhượng, thế chấp và yêu cầu tuyên văn bản công chứng vô hiệu; và Bản án số 25/2023/DS-PT ngày 24/9/2023 của TAND tỉnh Lào Cai liên quan yêu cầu tuyên văn bản công chứng vô hiệu. Các vụ việc này cho thấy tranh chấp về hiệu lực của văn bản công chứng tiếp tục tồn tại, nhưng không được dùng để khẳng định tỷ lệ hay mức độ phổ biến của từng loại sai sót.[8]

Để bảo đảm nhất quán, mỗi dạng rủi ro được phân tích theo bốn câu hỏi: (i) thông tin nào có ý nghĩa quyết định đối với giao dịch; (ii) ai là chủ thể tạo lập hoặc kiểm soát thông tin đó; (iii) công chứng viên có thể tiếp cận và xác minh thông tin bằng biện pháp hợp lý nào; và (iv) phần rủi ro còn lại nên được quy thuộc cho ai nếu giao dịch sau đó bị vô hiệu. Cấu trúc này là nền tảng cho Ma trận NVRAM ở phần sau.

3.2. Năm nhóm rủi ro xác minh

Nhóm thứ nhất là rủi ro về danh tính, năng lực hành vi và ý chí của chủ thể. Đây là khu vực gần nhất với chức năng nghề nghiệp trực tiếp của công chứng viên: nhận diện người yêu cầu công chứng, đối chiếu giấy tờ, đánh giá khả năng nhận thức và sự tự nguyện, phát hiện dấu hiệu giả mạo hoặc cưỡng ép. Khi tài liệu định danh sẵn có và mâu thuẫn có thể nhận biết bằng kiểm tra thông thường, rủi ro thuộc phạm vi mà chuẩn mực nghề nghiệp có thể kiểm soát tương đối cao.

Nhóm thứ hai là rủi ro về quyền sử dụng đất và chủ thể có quyền định đoạt. Giấy chứng nhận là căn cứ quan trọng nhưng không phải lúc nào cũng phản ánh toàn bộ quan hệ lợi ích phía sau tài sản, đặc biệt khi có tài sản chung vợ chồng, di sản chưa phân chia, quyền của thành viên hộ gia đình hoặc tranh chấp về nguồn gốc. Rủi ro ở đây phát sinh khi dữ liệu trên giấy tờ và thực trạng quan hệ quyền không trùng nhau, hoặc khi thông tin bổ trợ nằm ngoài hồ sơ công chứng.

Nhóm thứ ba là rủi ro về đại diện. Hợp đồng ủy quyền bất thường, ủy quyền qua nhiều tầng, phạm vi ủy quyền không rõ hoặc văn bản đại diện đã bị chấm dứt là những tình huống đòi hỏi mức độ kiểm tra cao hơn. Công chứng viên không nên chỉ kiểm tra sự tồn tại của văn bản ủy quyền mà phải đối chiếu phạm vi, thời hạn và điều kiện thực hiện. Tuy nhiên, nếu việc chấm dứt hoặc tranh chấp về ủy quyền không được phản ánh trong hệ thống thông tin mà công chứng viên có thể tra cứu, rủi ro chuyển dần từ cấp độ nghề nghiệp sang cấp độ thể chế.

Nhóm thứ tư là rủi ro về tình trạng pháp lý của tài sản: kê biên, phong tỏa, biện pháp khẩn cấp tạm thời, hạn chế giao dịch, tranh chấp hoặc các quyết định hành chính tác động đến khả năng định đoạt. Đây là nhóm cho thấy rõ nhất giới hạn của mô hình xác minh dựa chủ yếu vào giấy tờ do các bên xuất trình. Một giấy chứng nhận hợp lệ không tự nó trả lời được liệu trong một cơ sở dữ liệu khác có đang tồn tại biện pháp ngăn chặn chưa được đồng bộ hay không.

Nhóm thứ năm là rủi ro thông tin liên cơ quan. Khác bốn nhóm trên, đây không phải một loại “sự kiện pháp lý” riêng mà là cơ chế khiến các rủi ro khác không được phát hiện. Nếu dữ liệu về hộ tịch, đất đai, công chứng, thi hành án và tố tụng không thể được đối chiếu trong thời gian phù hợp, công chứng viên có thể hoàn tất đúng các bước thủ tục nhưng vẫn bỏ sót một dữ kiện quyết định. Vì vậy, đây là loại rủi ro cần được xử lý bằng thiết kế hệ thống và phân bổ trách nhiệm, không thể chỉ bằng kỷ luật nghề nghiệp.

Bảng 1. Phân loại rủi ro xác minh trong công chứng chuyển nhượng quyền sử dụng đất

       4. Kết quả và thảo luận: từ lỗi nghề nghiệp đến rủi ro thể chế

Phân tích cho thấy kết quả quan trọng thứ nhất là tuân thủ thủ tục không thể đồng nhất với bảo đảm kết quả. Công chứng viên có thể thực hiện các bước kiểm tra được luật định nhưng thông tin dùng để kiểm tra vẫn có thể thiếu, chậm hoặc không phản ánh đúng trạng thái pháp lý tại thời điểm giao dịch. Điều này không phủ nhận trách nhiệm cẩn trọng; ngược lại, nó cho thấy cần phân biệt giữa “làm sai quy trình” và “quy trình không có đủ dữ liệu để phát hiện rủi ro”. Hai tình huống này có hệ quả trách nhiệm khác nhau.

Kết quả thứ hai là phần lớn tranh luận về trách nhiệm nên được tổ chức quanh khái niệm khả năng phòng ngừa. Chủ thể nào có khả năng thực tế và thẩm quyền pháp lý lớn hơn trong việc ngăn một dạng thất bại thì nên gánh phần nghĩa vụ tương ứng lớn hơn. Công chứng viên kiểm soát việc tiếp nhận hồ sơ, đối chiếu tài liệu, phỏng vấn và quyết định chứng nhận hoặc từ chối; cơ quan đăng ký đất đai kiểm soát chất lượng và cập nhật dữ liệu quyền; cơ quan thi hành án kiểm soát thông tin kê biên; tòa án kiểm soát thông tin về một số biện pháp tố tụng. Việc dồn trách nhiệm cho mắt xích cuối cùng nhìn thấy giao dịch sẽ làm sai lệch động cơ cải thiện ở các mắt xích khác.

Kết quả thứ ba là rủi ro xác minh không đồng nhất. Một tiêu chuẩn nghề nghiệp duy nhất áp dụng cứng nhắc cho mọi giao dịch có hai nguy cơ. Nếu tiêu chuẩn quá thấp, giao dịch có dấu hiệu bất thường không được kiểm tra đủ sâu. Nếu tiêu chuẩn quá cao, công chứng viên buộc phải xác minh quá mức ngay cả với giao dịch thông thường, làm tăng chi phí và thời gian mà chưa chắc cải thiện an toàn pháp lý. Cách tiếp cận phù hợp hơn là tiêu chuẩn theo tầng, trong đó mức độ xác minh tăng khi xuất hiện tín hiệu rủi ro hoặc khi nguồn thông tin có độ bất định cao.

Kết quả thứ tư liên quan đến cải cách dữ liệu. Luật Công chứng 2024 đã tạo cơ sở pháp lý đáng kể cho chuyển đổi số và kết nối dữ liệu, bao gồm công chứng điện tử và cơ sở dữ liệu công chứng. Nghị định số 104/2025/NĐ-CP tiếp tục quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng. Điều này làm thay đổi trọng tâm cải cách: thay vì chỉ kêu gọi “xây dựng cơ sở dữ liệu”, cần chuyển sang các câu hỏi vận hành như dữ liệu nào phải được chia sẻ, thời điểm cập nhật, ai chịu trách nhiệm về độ chính xác, cơ chế ghi nhận truy vấn của công chứng viên và cách xử lý khi hệ thống không phản hồi hoặc có dữ liệu xung đột.[9]

5. Ma trận xác minh và phân bổ rủi ro công chứng (NVRAM)

5.1. Tiêu chuẩn xác minh ba tầng

Tầng thứ nhất là xác minh thông thường. Tầng này áp dụng khi thông tin quyết định có thể kiểm tra từ giấy tờ xác thực và cơ sở dữ liệu chính thức, không có dấu hiệu bất thường đáng kể. Công chứng viên phải thực hiện đầy đủ các bước kiểm tra về danh tính, năng lực, quyền định đoạt, hình thức và điều kiện giao dịch. Trách nhiệm nghề nghiệp ở tầng này tương đối rõ: bỏ qua giấy tờ sẵn có, không nhận diện mâu thuẫn hiển nhiên hoặc vi phạm thủ tục bắt buộc có thể tạo cơ sở cho trách nhiệm.

Tầng thứ hai là xác minh tăng cường. Tầng này được kích hoạt khi xuất hiện chỉ báo như hồ sơ quyền không nhất quán, ủy quyền bất thường, tài sản có lịch sử chuyển dịch phức tạp, dấu hiệu tranh chấp thừa kế hoặc hôn nhân, thông tin của các bên mâu thuẫn với tài liệu, hoặc có cảnh báo trong cơ sở dữ liệu. Khi đó, công chứng viên phải tăng cường biện pháp xác minh: yêu cầu tài liệu bổ sung, truy vấn cơ sở dữ liệu liên quan, yêu cầu giải trình, xác minh tại cơ quan có thẩm quyền nếu pháp luật cho phép, hoặc hoãn/từ chối công chứng cho đến khi rủi ro được làm rõ. Cách tiếp cận này phù hợp với nguyên tắc due diligence: mức độ cẩn trọng phải tương xứng với rủi ro có thể dự liệu.[10]

Tầng thứ ba là rủi ro xác minh thể chế. Đây là trường hợp công chứng viên đã thực hiện các biện pháp hợp lý nhưng thông tin quyết định không thể tiếp cận, chưa được cập nhật hoặc thuộc độc quyền của cơ quan khác. Ở tầng này, yêu cầu công chứng viên tiếp tục “xác minh” bằng những phương tiện họ không có thẩm quyền sử dụng là không khả thi. Trọng tâm chuyển sang việc ghi nhận đã truy vấn những nguồn nào, hệ thống trả về kết quả gì và cơ quan nào kiểm soát dữ liệu thiếu hoặc sai. Nghiên cứu so sánh về số hóa công chứng cũng cho thấy chất lượng xác minh phụ thuộc vào cấu trúc hạ tầng và khả năng tích hợp dữ liệu, chứ không chỉ kỹ năng của công chứng viên.[11]

5.2. Nguyên tắc phân bổ trách nhiệm

NVRAM đề xuất ba tiêu chí để phân bổ trách nhiệm: kiểm soát thông tin, thẩm quyền pháp lý và khả năng phòng ngừa. “Kiểm soát thông tin” hỏi chủ thể nào tạo lập, lưu giữ hoặc có khả năng sửa dữ liệu. “Thẩm quyền pháp lý” hỏi ai có quyền chính thức để xác minh, phong tỏa, cập nhật hoặc xác nhận trạng thái. “Khả năng phòng ngừa” hỏi hành vi hoặc thiếu sót của chủ thể nào có thể trực tiếp ngăn thất bại với chi phí hợp lý. Ba tiêu chí này giúp tránh hai cực đoan: miễn trách nhiệm cho công chứng viên chỉ vì dữ liệu đến từ bên khác, hoặc mặc nhiên buộc công chứng viên chịu trách nhiệm cho mọi sai lệch trong hệ thống.

Nếu sai sót xuất phát từ việc công chứng viên không kiểm tra tài liệu có sẵn, bỏ qua mâu thuẫn rõ ràng, không thực hiện truy vấn mà quy trình yêu cầu hoặc vẫn công chứng dù dấu hiệu rủi ro chưa được giải quyết, trách nhiệm nghề nghiệp phải là trọng tâm. Ngược lại, nếu thông tin về kê biên hoặc tình trạng quyền chỉ nằm trong hệ thống của cơ quan khác, chưa được cập nhật hoặc không được chia sẻ mặc dù công chứng viên đã thực hiện các truy vấn hợp lý, không nên tự động quy toàn bộ hậu quả cho công chứng viên.

Cách phân bổ này không làm suy yếu chức năng tư pháp phòng ngừa. Trái lại, nó làm cho chức năng đó có tính thể chế hơn. Công chứng viên vẫn phải tuân thủ chuẩn cẩn trọng cao, nhưng các cơ quan quản lý dữ liệu cũng có động cơ pháp lý để bảo đảm dữ liệu chính xác, kịp thời và có thể khai thác. Trách nhiệm của từng mắt xích được gắn với khả năng phòng ngừa thực tế, thay vì với vị trí dễ nhìn thấy nhất khi tranh chấp đã xảy ra.

Bảng 2. Ma trận NVRAM: mức xác minh và phân bổ rủi ro

5.3. Định hướng hoàn thiện pháp luật và thực thi tại Việt Nam

Thứ nhất, cần thể chế hóa cách tiếp cận xác minh theo rủi ro trong hướng dẫn nghề nghiệp hoặc quy trình nghiệp vụ. Pháp luật không nhất thiết phải xây dựng danh sách đóng cho mọi tình huống, nhưng nên xác định các “chỉ báo kích hoạt” xác minh tăng cường: mâu thuẫn giấy tờ, lịch sử giao dịch bất thường, ủy quyền qua nhiều tầng, dấu hiệu liên quan tài sản chung hoặc thừa kế, cảnh báo ngăn chặn, hay sai khác giữa lời khai và dữ liệu chính thức. Cách làm này tạo chuẩn đánh giá rõ hơn cho cả công chứng viên lẫn tòa án khi xem xét trách nhiệm sau tranh chấp.

Thứ hai, cần ưu tiên khả năng liên thông có kiểm soát giữa cơ sở dữ liệu công chứng và các nguồn dữ liệu quyết định khác. Điều 66 Luật Công chứng 2024 đã đặt nền tảng cho kết nối và chia sẻ; bước tiếp theo là xác định dữ liệu tối thiểu cần trao đổi, thẩm quyền truy cập, thời điểm cập nhật, nhật ký truy vấn và cơ chế xử lý dữ liệu xung đột. Mục tiêu không phải cho công chứng viên quyền truy cập không giới hạn, mà là bảo đảm họ có thể nhận được những tín hiệu pháp lý cần thiết để thực hiện chức năng phòng ngừa mà vẫn tuân thủ yêu cầu bảo vệ dữ liệu cá nhân.[12]

Thứ ba, pháp luật về trách nhiệm cần thừa nhận rõ sự khác biệt giữa lỗi xác minh nghề nghiệp và lỗi thông tin thể chế. Khi giải quyết yêu cầu tuyên văn bản công chứng vô hiệu hoặc bồi thường, cơ quan xét xử nên xem xét công chứng viên đã có quyền và khả năng tiếp cận nguồn thông tin liên quan hay chưa, đã sử dụng các biện pháp hợp lý tương xứng với dấu hiệu rủi ro hay chưa, và sai lệch cuối cùng bắt nguồn từ dữ liệu do chủ thể nào kiểm soát. Tiêu chí này giúp trách nhiệm phản ánh đúng mối quan hệ nhân quả hơn.

Thứ tư, tổ chức hành nghề công chứng cần chuẩn hóa bằng chứng về quá trình xác minh. Hồ sơ không chỉ nên cho biết “đã kiểm tra” mà cần lưu được nguồn tra cứu, thời điểm truy vấn, kết quả trả về, tài liệu bổ sung và lý do chấp nhận hoặc từ chối một rủi ro. Việc lưu dấu vết xác minh vừa hỗ trợ kiểm soát nội bộ, vừa tạo cơ sở chứng minh mức độ cẩn trọng khi tranh chấp phát sinh. Chuyển đổi số chỉ có ý nghĩa đối với an toàn pháp lý nếu tạo ra khả năng truy vết như vậy, chứ không chỉ số hóa văn bản giấy.

Thứ năm, đào tạo nghề cần chuyển từ mô hình nhấn mạnh “kiểm tra đủ hồ sơ” sang năng lực đánh giá rủi ro. Công chứng viên cần được huấn luyện về dấu hiệu gian lận danh tính, quyền đại diện, tài sản chung, thừa kế, rủi ro dữ liệu và cách sử dụng cơ sở dữ liệu điện tử. Đồng thời, cơ quan quản lý nên phát triển các tình huống mẫu và hướng dẫn xử lý khi hệ thống dữ liệu không hoạt động, dữ liệu mâu thuẫn hoặc có cảnh báo chưa đủ căn cứ. Điều này giúp chuẩn cẩn trọng trở nên có thể áp dụng, thay vì chỉ tồn tại dưới dạng yêu cầu chung.

Cuối cùng, cải cách cần bảo đảm tính tương xứng. Không phải mọi giao dịch đều cần điều tra sâu và không phải mọi sai lệch sau công chứng đều chứng minh lỗi của công chứng viên. Một hệ thống phòng ngừa hiệu quả phải biết tập trung nguồn lực vào giao dịch có tín hiệu rủi ro cao, đồng thời xây dựng “hạ tầng tin cậy” để các giao dịch thông thường được xử lý nhanh. NVRAM hướng đến sự cân bằng này: tăng xác minh khi cần thiết, nhưng phân bổ rủi ro còn lại cho đúng chủ thể có quyền kiểm soát.

6. Kết luận

Công chứng bắt buộc đối với giao dịch quyền sử dụng đất vẫn là một cơ chế quan trọng để bảo đảm an toàn pháp lý và phòng ngừa tranh chấp. Tuy nhiên, giá trị phòng ngừa của công chứng không thể được đánh giá chỉ bằng việc giao dịch đã có dấu và chữ ký của công chứng viên. Khi thông tin quyết định bị phân tán giữa nhiều cơ quan, một quy trình hình thức đúng vẫn có thể cho kết quả xác minh không đầy đủ. Vì vậy, câu hỏi trung tâm phải chuyển từ “ai đã ký văn bản công chứng?” sang “ai kiểm soát thông tin, ai có thẩm quyền xác minh và ai có khả năng phòng ngừa rủi ro?”.

Bài viết đề xuất hai cấu phần của NVRAM: tiêu chuẩn xác minh ba tầng và nguyên tắc phân bổ trách nhiệm theo kiểm soát thông tin, thẩm quyền và khả năng phòng ngừa. Khung này cho phép giữ chuẩn trách nhiệm cao đối với công chứng viên ở những rủi ro có thể kiểm soát, đồng thời nhận diện phần rủi ro thể chế khi dữ liệu pháp lý thuộc về cơ quan khác hoặc hệ thống liên thông không cung cấp thông tin kịp thời. Trong bối cảnh Luật Công chứng 2024 đã thiết lập nền tảng cho cơ sở dữ liệu và công chứng điện tử, trọng tâm tiếp theo của cải cách nên là chất lượng kết nối, khả năng truy vết quá trình xác minh và cơ chế trách nhiệm liên cơ quan.

Nghiên cứu có giới hạn do không xây dựng mẫu án có tính đại diện thống kê và bản thảo gốc không kèm danh mục đầy đủ các bản án đã mã hóa. Vì vậy, các vụ việc được sử dụng trong bài chỉ có chức năng minh họa và kiểm chứng khả năng tồn tại của từng dạng rủi ro. Nghiên cứu tiếp theo có thể xây dựng bộ dữ liệu bản án có tiêu chí lựa chọn minh bạch, mã hóa các nguyên nhân vô hiệu và so sánh kết quả giữa địa phương; đồng thời đánh giá thực nghiệm mức độ kết nối cơ sở dữ liệu công chứng với đất đai, hộ tịch, thi hành án và tố tụng sau khi các cơ chế mới của Luật Công chứng 2024 được triển khai.