Người lao động hỏi: Tôi tham gia BHXH được 16 năm 4 tháng, nay tôi nghỉ việc vậy cần chuẩn bị những giấy tờ gì và thủ tục như thế nào để thực hiện đúng trình tự thủ tục pháp luật quy định, để tránh hồ sơ chốt sổ bị từ chối?
Luật sư trả lời: Luật sư Trần Đại Ngọc đoàn luật sư Hà Nội tư vấn cụ thể như sau:
Sổ bảo hiểm xã hội cấp cho người lao động để theo dõi quá trình đóng và là căn cứ giải quyết các chế độ. Để được giải quyết một số chế độ như thất nghiệp, hưởng bảo hiểm xã hội 1 lần hay hưu trí trước tiên cần tiến hành việc chốt sổ bảo hiểm xã hội thành công cho người lao động.
Trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ, tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động
Tại Khoản 3 Điều 47 Bộ Luật lao động 2012 pháp luật quy định về trách nhiệm chốt sổ cho người lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành các thủ tục xác nhận và tiến hành trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Do vậy người lao động có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội.
Ngoài ra theo Khoản 5 Điều 21 Luật BHXH 2014 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động đối với việc trả sổ cho người lao động, theo đó các đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm tiến hành xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi người đó nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc, đồng thời tiến hành trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Từ những quy định trên, người sử dụng lao động phải chủ động phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để tiến hành chốt sổ cho người lao động. Khi người lao động thôi việc, nghỉ việc hoặc hết hạn hợp đồng lao động thì ngoài việc phải tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội thì người sử dụng lao động trước hết phải tiến hành bảo giảm lao động vì còn liên quan đến việc đóng tiền bảo hiểm y tế cho người lao động.
2. Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động
Khi muốn chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì người sử dụng lao động phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, trong đó bao gồm cả hồ sơ báo giảm lao động.
Thứ nhất, về hồ sơ báo giảm lao động khi người lao động nghỉ việc, căn cứ theo quy định của Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, hồ sơ báo giảm lao động gồm:
+ Phiếu giao nhận hồ sơ 600a có hiệu lực từ ngày 10/10/2017 quy định về hồ sơ trong trường hợp báo giảm lao động đóng BHXH, Bảo hiểm y tế.
+ Danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo mẫu D02-TS ban hành kèm quyết định số 595/ĐQ-BHXH năm 2017.
+ Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS).
+ Thẻ bảo hiểm y tế còn hạn sử dụng của Người lao động.
+ Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, hợp đồng làm việc vừa hết hạn.
Thủ tục báo giảm lao động khá đơn giản, Người sử dụng lao động cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nộp tới cơ quan bảo hiểm xã hội. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ tiến hành thực hiện việc ghi nhận báo giảm lao động tham gia Bảo hiểm xã hội.
Thứ hai, về hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội,căn cứ theo quy định tại Tiết 1.2 Điểm b Khoản 1 Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 và phiếu giao nhận hồ sơ số 620 được sử dụng từ ngày 27/11/2017, phiếu giao nhận này quy định về việc cơ quan bảo hiểm xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động dừng đóng bảo hiểm tại đơn vị sử dụng lao động. Bao gồm những giấy tờ sau:
+ Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
+ Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS).
+ Tờ bìa sổ Bảo hiểm xã hội hoặc các tờ rơi (trường hợp người lao động đã tham gia Bảo hiểm xã hội nhiều lần).
+ Các tờ rơi của sổ bảo hiểm xã hội thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội.
3. Trình tự thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động
Căn cứ theo Khoản 2 Điều 3 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 quy định về thẩm quyền của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện hoặc cấp tỉnh, trình tự thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hộ cho người lao động được quy định như sau:
– Bước 1: Người sử dụng lao động nộp toàn bộ hồ sơ đó tại tổ tiếp nhận hồ sơ của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đơn vị đóng trụ sở nếu số bảo hiểm xã hội do cơ quan bảo hiểm cấp huyện trực tiếp thu. Nếu sổ bảo hiểm xã hội do cơ quan bảo hiểm xã hội cấp tỉnh trực tiếp thu thì nộp hồ sơ tại phòng tiếp nhận hồ sơ của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp tỉnh.
Về hình thức gửi, người sử dụng lao động có thể gửi trực tiếp, gửi qua đường bưu điện hoặc gửi qua mạng trên cổng thông tin giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội theo quy định tại Khoản 3 Điều 96 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 và Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ năm 2015.
– Bước 2: Theo Điều 33 Quyết định số 595/QĐ-BHXH Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tiếp nhận hồ sơ, dữ liệu hồ sơ bảo hiểm (nếu có) nếu hồ sơ hợp lệ thì cơ quan bảo hiểm cấp huyện hoặc cấp tỉnh sẽ tiến hành giải quyết trường hợp đơn vị báo giảm lao động và xác nhận sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
– Bước 3: Nhận kết quả, căn cứ theo Tiết 1.5 Khoản 1 Điều 32 Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017, sau khi hoàn tất thủ tục đơn vị sử dụng lao động sẽ nhận kết quả như sau: Thông báo kết quả đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các loại bảo hiểm khác nếu có như bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn nghề nghiệp (theo mẫu C12-TS ban hành kèm Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017) trong mỗi tháng để kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai lệch, cùng phối hợp với cơ quan BHXH để giải quyết, phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc bưu điện (nếu nhận kết quả qua bưu điện) để thông báo mã số bảo hiểm xã hội cho người lao động và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
4. Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội
– Thời gian giải quyết hồ sơ trong vòng 5 ngày làm việc đối với trường hợp báo giảm lao động.
– Đối với trường hợp chốt sổ bảo hiểm xã hội thì thời gian giải quyết là trong vòng 7 ngày làm việc.
PLĐT
