Rủi ro pháp lý khi Văn phòng công chứng chỉ có 01 Công chứng viên hợp danh hoạt động

Ảnh minh họa

Thực tế hiện nay có tình trạng một số Văn phòng công chứng mặc dù có 02 thành viên hợp danh trở lên, tuy nhiên, trong đó chỉ có 01 thành viên hợp danh là có vốn (hoặc đứng tên thay cho chủ sở hữu thực của Văn phòng công chứng không phải là công chứng viên hoặc đứng tên cho Công chứng viên đã đăng ký hành nghề tại Văn phòng công chứng khác,…), các thành viên còn lại không thực hiện việc góp vốn vào Văn phòng công chứng mà chỉ đứng tên trên giấy tờ.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng quy định Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này (Luật Công chứng) và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh. Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Khoản 1 và khoản 2 Điều 178 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định: thành viên hợp danh và thành viên góp vốn phải góp đủ và đúng hạn số vốn đã cam kết. Thành viên hợp danh không góp đủ và đúng hạn số vốn đã cam kết gây thiệt hại cho công ty phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho công ty.

Theo quy định của Luật Công chứng năm 2014, khi Văn phòng công chứng bị thu hồi quyết định cho phép thành lập thì bị chấm dứt hoạt động trong trường hợp này khi bị thu hồi quyết định cho phép thành lập. Việc thu hồi quyết định cho phép thành lập đối với Văn phòng công chứng được đặt ra trong các trường hợp theo quy định tại khoản 1 Điều 30 Luật Công chứng, trong đó điểm d, khoản 1 quy định: "d) Văn phòng công chứng chỉ còn một công chứng viên hợp danh và không bổ sung được thành viên hợp danh mới trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày thiếu công chứng viên hợp danh".

Mặt khác, các Văn phòng công chứng dù hoạt động theo loại hình công ty hợp danh nhưng trên thực tế có không ít Văn phòng công chứng chỉ có 01 công chứng viên hành nghề thực tế, Công chứng viên hợp danh còn lại thực chất là “đi thuê”. Điều này sẽ ảnh hưởng đến trách nhiệm pháp lý về hậu quả phát sinh (dân sự, hình sự) của các hợp đồng, giao dịch do các Công chứng viên thực hiện.

Theo quy định của Luật Công chứng thì Văn phòng công chứng phải có 02 thành viên là Công chứng viên hợp danh trở lên. Việc Văn phòng công chứng có 01 Công chứng viên với điều kiện phải bổ sung thêm Công chứng viên hợp danh trong thời hạn luật định (trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày thiếu công chứng viên hợp danh) mặc dù đúng quy định của pháp luật. Tuy nhiên, Văn phòng công chứng chỉ có 01 Công chứng viên hợp danh hoạt động sẽ có một số hạn chế bất cập như: Trong trường hợp Công chứng viên chết, ốm hoặc nghỉ làm để giải quyết công việc cá nhân thì Văn phòng công chứng không thể duy trì hoạt động bình thường, phải chấm dứt hoặc tạm dừng hoạt động. Vì thế, việc yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức không được giải quyết kịp thời, đặc biệt trường hợp sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng khi có sự sai sót hoặc chứng nhận bổ sung Phụ lục hợp đồng (để vay thêm hoặc giảm giá trị hợp đồng, giao dịch). Mặt khác, trong trường hợp Công chứng viên chết thì không còn cá nhân, tổ chức để kế thừa nghĩa vụ phát sinh và chịu trách nhiệm đối với văn bản công chứng đã chứng nhận, người yêu cầu công chứng có thể phải chịu thiệt hại nếu các văn bản công chứng được chứng nhận không đúng quy định của pháp luật.

Bên cạnh đó, trách nhiệm liên đới và vô hạn của thành viên hợp danh đối với các nghĩa vụ của Văn phòng công chứng đòi hỏi các Công chứng viên hợp danh phải thiết lập cơ chế giám sát quá trình hành nghề đối với Công chứng viên trong tổ chức của mình. Trách nhiệm liên đới của các thành viên hợp danh có nghĩa là chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của tổ chức mà mình là thành viên hợp danh cho dù lỗi có thể không phải do mình gây ra. Nội dung này, Văn phòng công chứng chỉ có 01 Công chứng viên không thể thực hiện được, dẫn đến có thể chứng nhận hợp đồng, giao dịch sai quy định của pháp luật.

Từ những bất cập, vướng mắc nêu trên, theo tác giả cần thực hiện đồng bộ các giải pháp sau:

Thứ nhất, cần phải kiểm tra, giám sát việc góp vốn của các thành viên hợp danh trong Văn phòng công chứng ngay từ giai đoạn mới thành lập trên cơ sở Đề án thành lập Văn phòng công chứng. Việc góp vốn phải có thỏa thuận vốn góp, phân chia lợi nhuận, xác định rõ quyền và nghĩa vụ; giải quyết các tranh chấp phát sinh… Đối với những trường hợp bổ sung thành viên hợp danh thì Công chứng viên được bổ sung phải chứng minh phần vốn góp của mình với cơ quan quản lý Nhà nước và được cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của Công chứng viên hợp danh.

Thứ hai, thường xuyên kiểm tra, xử lý vi phạm với đối với các Công chứng viên hợp danh không thực hiện góp vốn và Văn phòng công chứng có Công chứng viên hợp danh không góp vốn hoặc các cá nhân, tổ chức tham gia góp vốn để thành lập Văn phòng công chứng nhưng không phải là Công chứng viên hợp danh. Đồng thời, xử lý nghiêm đối với hành vi cho người khác sử dụng hoặc sử dụng quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại Công chứng viên của người khác để thành lập Văn phòng công chứng hoặc để bổ sung thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng.

Thứ ba, cần rút ngắn thời gian cho phép hoạt động từ 6 tháng xuống còn 03 tháng đối với Văn phòng công chứng chỉ còn một Công chứng viên hợp danh và không bổ sung được thành viên hợp danh kể từ ngày thiếu Công chứng viên hợp danh.

Thứ tư, tình trạng "đi thuê" Công chứng viên để đủ điều kiện đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng diễn ra phổ biến. Điều dễ nhận biết là các Công chứng viên cho thuê quyết định bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại công chứng viên là các Công chứng viên này không có mặt thời xuyên tại Trụ sở Văn phòng công chứng; số lượng văn bản công chứng rất ít, nếu có thì chỉ ký tượng trưng vài hợp đồng, giao dịch trong một năm. Do đó, cần phải có quy định theo hướng siết chặt trách nhiệm của Công chứng viên hợp danh như: Quy định thời giờ làm việc tại Trụ sở Văn phòng công chứng của các Công chứng viên hợp danh; số văn bản công chứng hợp đồng, giao dịch giữa các Công chứng viên phải tương đương nhau; các Công chứng viên hợp danh phải bình đẳng về quyền và nghĩa vụ…

Có như vậy, mới có thể ngăn chặn hành vi vi phạm của các Văn phòng công chứng trong việc "đi thuê" Công chứng viên để đủ điều kiện đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; qua đó, nhằm đảm bảo cho các tổ chức hành nghề công chứng hoạt động ổn định, bình đẳng; đồng thời, đảm bảo độ an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch của các cá nhân, tổ chức, góp phần phát triển kinh tế, xã hội của địa phương, đất nước./.